Checkliste: was gehört alles in ein Angebot?
Um Interessenten die notwendigen Informationen über eine angeforderte Leistung und über die dabei entstehenden Kosten zu verschaffen, müssen Unternehmen ein Angebot schreiben. Ein Angebot birgt jedoch auch Möglichkeiten, um das Unternehmen gegenüber dem potenziellen Kunden zu präsentieren und die eigenen Kompetenzen zu vermitteln. Denn nicht nur Preis und Leistung entscheiden darüber, ob der Kunde Dein Angebot annehmen wird.
Inhalt:
Was muss ein Angebot enthalten?
Meist erstellen Unternehmen auf eine Anfrage hin ein Angebot für die Lieferung von Waren oder für die Erbringung von Dienstleistungen. In seinem Angebot erklärt das Unternehmen gegenüber dem Interessenten, wie seine Bedingungen für die Erfüllung einer bestimmten Auftragsanfrage lauten.
Grundsätzlich sollte Dein Angebot sämtliche Informationen bereitstellen, die Deinen Kunden in die Lage versetzen, über die Auftragsvergabe eine Entscheidung zu treffen. Je weniger Fragen nach der Übermittlung des Angebotes offenbleiben, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Dein Angebot angenommen wird.
Welche rechtlichen Vorgaben gelten für ein Angebot?
Wenn Unternehmen ein Angebot schreiben, dann eröffnen sie damit eine Vertragsverhandlung. Somit gelten sowohl für den Anbieter als auch für den Interessenten die gesetzlichen Vorgaben, die für Verträge gelten, wie sie das Bürgerliche Gesetzbuch zum Beispiel unter anderem im § 145 BGB, § 146 BGB oder § 147 BGB ausführt.
Wenn Du ein Angebot schreibst, erfordern die gesetzlichen Vorgaben für Angebote auch die gleichen Pflichtangaben, die im Allgemeinen für Geschäftsbriefe gelten. Die gesetzlichen Regelungen hierzu findest Du je nach Unternehmensform zum Beispiel im Umsatzsteuergesetz, im Telemediengesetz oder im Handelsgesetzbuch.
Die meisten Angebote schreiben Dienstleister und Handwerker. Für sie gilt die Verordnung über Informationspflichten für Dienstleistungserbringer. Im §2 DL-InfoV sind die Angaben aufgeführt, die zum Beispiel Freiberufler oder Handwerker angeben müssen, wenn sie ihr Angebot schreiben.
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Checkliste: Welche gesetzlichen Angaben muss ein Angebot enthalten?
Laut der verschiedenen gesetzlichen Vorgaben müssen Anbieter ihrem Interessenten vor Abschluss eines Vertrags oder vor der Erbringung der Leistung genau bezeichnete Informationen zur Verfügung stellen. Wenn Du Waren oder Dienstleistungen anbietest musst Du als Handwerksbetrieb, Dienstleister und sonstiger gewerblicher Anbieter grundsätzlich die folgenden Angaben in Dein Angebot aufnehmen:
- Familienname und Vorname oder Unternehmensname mit Rechtsform des Anbieters
- Anschrift des Firmensitzes
- Kontaktdaten mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse oder Faxnummer
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls vorhanden
- Anschrift des Angebotsempfängers
- Beschreibung der Dienstleistung oder Ware
- Mengenangaben
- Preisangaben (brutto und netto), Umsatzsteuer-/Mehrwertsteuersatz und gegebenenfalls Rabatte
- Angebotsdatum und Gültigkeitsdatum
- Zusätzliche Kosten, wie Frachtkosten und Verpackungskosten
- Zahlungsbedingungen
- Lieferzeit
Welche weiteren Angaben gehören ins Angebot?
Dein Angebot muss dem Interessenten Deine Bedingungen für die Erfüllung des Auftrags genau vermitteln. Hierfür musst Du die folgenden Angaben in Dein Angebot schreiben:
- Zusätzliche Kosten: entstehen während der Umsetzung Deines Auftrags unter bestimmten Voraussetzungen weitere Kosten, musst Du diese angeben
- Zahlungsbedingungen: Hierfür nennst Du eine Zahlungsfrist und die gewünschte Zahlungsweise
- Lieferbedingungen: Dazu gehören Lieferzeit, Verpackung und Versandart Deiner Waren oder Dienstleistungen
- Leistungszeitraum: Der Zeitraum, in dem Du die Dienstleistung erbringen kannst
- Verweis auf die AGB: Enthalten Deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen Angaben, die für Dein Angebot wichtig sind, musst Du darauf verweisen
Welche Angaben müssen Dienstleister beachten?
Handwerksbetriebe und Dienstleister, zu denen auch Selbstständige, Freiberufler und Einzelunternehmer zählen, müssen im gegebenen Fall weitere Angaben machen, falls diese für sie zutreffend sind. Dazu gehören zum Beispiel:
- Nummern vom Handelsregister, Vereinsregister und weitere Register, falls entsprechende Einträge vorhanden sind
- Zuständige Behörde mit Namen und Anschrift, wenn die Tätigkeit einer Erlaubnispflicht unterliegt
- Ist die Ausübung einer Dienstleistung von einer Berufsqualifikation abhängig, muss die gesetzliche Berufsbezeichnung sowie der Staat, in dem diese erworben wurde, angegeben werden
- Verweis auf die AGB, wenn diese vorliegen
- Bestehende Garantien über die gesetzlichen Garantierechte hinaus
- Besteht eine Berufshaftpflichtversicherung, sind Angaben zum Versicherer zu machen
- Erfüllungsort und Gerichtsstand
Die Informationen kannst Du als Anbieter entweder unmittelbar in Dein Angebot schreiben oder in begleitenden Unterlagen dem Angebot beifügen. Für viele Unternehmen lohnt sich die Erstellung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen, auf die das Angebot ergänzend verweist. In den AGB stellst Du die grundlegenden Bedingungen Deines Unternehmens für geschäftliche Aktivitäten vor, die Du dann nicht mehr im Einzelnen im Angebot aufführen musst.
Erweiterte Checkliste für Dein Angebot – Was musst Du beim Angebot schreiben bedenken?
Dein Angebot muss einerseits auf die Vorstellungen Deines Interessenten eingehen und dabei zugleich Deine unternehmerischen Interessen wahrnehmen:
- Geht Dein Angebot auf die Vorstellungen Deines Kunden ein?
- Sind alle Wünsche des Kunden berücksichtigt?
- Vermittelt Dein Angebot, dass Du den Kunden verstanden hast?
- Vermittelt Dein Angebot Deine Kompetenzen?
- Bietest Du Alternativen in der Ausführung?
- Kommt Dein Angebot dem Kunden entgegen?
- Ist die Preisgestaltung nachvollziehbar?
- Bietet das Angebot Raum für Anpassungen hinsichtlich Preises und Ausführung?
- Bist Du mit dem Angebot zufrieden?
- Kannst Du alle Anforderungen erfüllen?
- Deckt das Angebot Deine Kosten?
Tipps für Dein Angebot – Wie kannst Du ein attraktives Angebot schreiben?
- Ansprechpartner nennen
Dein Angebot sollte sich persönlich an einen vorher vereinbarten Ansprechpartner richten und keine allgemeine Anrede verwenden. - Angebot positiv formulieren
Verwende für Dein Angebot einen freundlichen Grundton, der Dein Interesse daran zeigt, den Auftrag umzusetzen. Vermeide Sätze mit Verneinungen und formuliere lieber, was Du umsetzen kannst. - Angebot zügig erstellen
Dein Angebot sollte so schnell wie möglich erstellt werden. Denn eine lang verzögerte Reaktion auf eine Anfrage hin macht nicht nur einen schlechten Eindruck. Meist holen Interessenten mehrere Angebote ein und möchten sich nach einer Anfrage zeitnah mit den Informationen befassen. Ein zügig erstelltes Angebot zeugt von Deinem Interesse am Kunden und seinem Auftrag, aber auch von Deiner Zuverlässigkeit und Deinen Kompetenzen. - Achte auf die Form des Angebotes
Dein Angebot sollte klar gegliedert sein und eine gute Übersicht bieten. Eine ordentlich dargestellte Struktur vermittelt dem Interessenten die Sicherheit, dass er alles verstanden hat und einen guten Überblick über Deine Bedingungen hat. - Abkürzungen und Fremdwörter vermeiden
Verwende beim Schreiben des Angebots eine einfache und eindeutige Sprache, die allgemein verständlich ist. - Erstelle ein Design für Dein Angebot
Sorge für eine ansprechende optische Gestaltung, die die Wertigkeit Deines Unternehmens, aber auch Deine Wertschätzung gegenüber dem Kunden wiedergibt. Mit der Gestaltung Deines Angebotes triffst Du zudem eine Aussage über das Qualitätsbewusstsein Deines Unternehmens und somit über die Qualität Deiner Leistungen.
Wann empfiehlt es sich, für ein Angebot Muster zu verwenden?
Für Unternehmen, die häufig Angebote schreiben, empfiehlt sich die Erstellung einer Angebotsvorlage. Auf eine Kundenanfrage kannst Du sehr schnell reagieren, wenn Du für Dein Angebot und Deinen Kostenvoranschlag Mustervorlagen bereithältst. Die Angebotsvorlage sollte jedoch nur alle gleichbleibenden Bestandteile enthalten. Auf diese Weise vermeidest Du Fehler, die beim Überschreiben von älteren Angeboten entstehen.
Auch wenn Du ein Angebot auf Englisch verfassen musst, solltest Du auf eine Vorlage zurückgreifen und mit gängigen Formulierungen arbeiten.
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Checkliste zum Download
Falls Du die Punkte aus unserer Checkliste ausdrucken oder bei Dir lokal abspeichern möchtest, haben wir Dir die wichtigen Angaben für Dein Angebot in einem PDF zusammengefasst. Du kannst das PDF der Checkliste hier herunterladen.