Nachkalkulation zur Kontrolle Deines Angebots

Das Kalkulationsschema der Vor- und Nachkalkulation gehört in jedem Unternehmen, das seine Preisangebote auf Basis der so genannten Vorwärtskalkulation erstellt, zur internen Kostenkontrolle. Während die Vorkalkulation für einen Vertragsabschluss erforderlich ist, gibt die Nachkalkulation Auskunft darüber, ob sich ein umgesetzter Auftrag gelohnt hat. Wie die Vor- und Nachkalkulation in der Praxis genau funktioniert, erfordert eine genaue Betrachtung.

Welche Betriebe setzen eine Vor- und Nachkalkulation ein?

Gerade für kleine und mittelgroße Unternehmen, die eine Vorkalkulation erstellen, um ihrem Kunden einen Angebotspreis zu nennen, ist eine Nachkalkulation unerlässlich. Das gilt besonders beim Schreiben von Angeboten für Handwerker und Dienstleister, aber auch für Händler und Lieferanten von Waren. Daneben müssen auch kleine Fertigungsbetriebe, wie Manufakturen oder Meisterbetriebe des herstellenden Handwerks für ihre Kunden Preisangebote aufgrund von Anfragen für Auftragsfertigungen verfassen, die eine Vorkalkulation erforderlich machen. Mit der Nachkalkulation kontrollieren Unternehmen, ob der Gewinn aus dem Auftrag ihren Erwartungen entspricht. Maßgabe hierfür ist, dass die Erträge höher ausfallen als die eingesetzten Kosten.

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Wozu braucht man die Vorkalkulation? Und welche Risiken birgt sie?

Das Kalkulationsschema fĂĽr die Vorkalkulation berechnet die Selbstkosten, die Deinem Betrieb entstehen, wenn Du einen Auftrag fĂĽr Deinen Kunden ausfĂĽhrst. Danach errechnet die Vorkalkulation den Gewinn, der einen festgelegten Anteil aus dem Angebotspreis ausmacht. Die Summe aus den beiden Faktoren ergeben den Angebotspreis, der dem Kunden die Kosten fĂĽr den Auftrag nennt. Nimmt der Kunde das Angebot an, fĂĽhrt das zu einem Vertragsschluss.

Nach Vertragsabschluss sind beide Seiten an ihre Zusagen gebunden. Das bedeutet, dass Du als Anbieter den Auftrag zu den Bedingungen Deines Angebotes ausführen musst, auch wenn die Selbstkosten möglicherweise höher ausfallen als die Vorkalkulation ermittelt hat. Denn der Angebotspreis ist rechtlich bindend. Demnach birgt die Vorkalkulation ein erhebliches Risiko für den Anbieter. Denn als Kalkulation, die vor der Umsetzung des Auftrags steht, kann sie lediglich eine Schätzung über die anfallenden Selbstkosten angeben, an die Du als Anbieter auch gebunden bist, wenn sie zu Deinem Schaden ausfällt.

Wozu dient die Nachkalkulation?

  • Kontrolle: Die Nachkalkulation ĂĽberprĂĽft die Qualität der Vorkalkulation, indem sie die Ist-Kosten ermittelt, die bei der Umsetzung Deines Auftrags angefallen sind. Denn erst nach Beendigung des Auftrags kannst Du die tatsächlich angefallenen Selbstkosten ermitteln. Die Nachkalkulation vergleicht die errechneten Ist-Kosten des umgesetzten Auftrags mit den Selbstkosten, die die Vorkalkulation ermittelt hat. Liegen die Ist-Kosten innerhalb der Ergebnisse der Vorkalkulation, dann war diese stimmig. Eine Verminderung des Gewinns oder sogar ein Verlust entsteht jedoch dann, wenn die Ist-Kosten des Projekts höher ausfallen als die Schätzung der Selbstkosten aus der Vorkalkulation. Die Nachkalkulation ist demnach ein wichtiges Kontrollinstrument fĂĽr die Vorkalkulation.
  • Erfahrungswert: Um durch Deine gewerbliche Tätigkeit Gewinne zu erzielen, musst Du als Anbieter richtig kalkulieren. Da die Vorkalkulation immer nur eine Schätzung abgeben kann, ist die Ermittlung der Ist-Kosten durch die Nachkalkulation auch immer ein wertvoller Erfahrungswert fĂĽr die Zukunft. Denn das Kontrollinstrument dient dazu, die notwendigen Korrekturen vorzunehmen und in der nächsten Vorkalkulation gemachte Fehler zu beheben.

Wie kannst Du mit einem Kalkulationsschema richtig kalkulieren?

Das Kalkulationsschema dient als schematische Vorlage zur Kalkulation von Kosten für verschiedene Kalkulationsverfahren, wie zum Beispiel für die Vor- und Nachkalkulation oder die Zuschlagskalkulation. Hierzu kann der Betriebsabrechnungsbogen – kurz BAB – als Werkzeug für ihre Kostenkontrolle eingesetzt werden. Der BAB zeigt an, welche Ausgaben bei der Fertigung eines Auftrags für bestimmte Kostenstellen des Unternehmens zunächst geschätzt wurden und danach tatsächlich angefallen sind, indem Kosten auf die Stellen im Betrieb verteilt werden, wo diese angefallen sind. Er wird im Rahmen eines Auftragsangebotes eingesetzt, um die Kosten zu ermitteln und diese nach Auftragsende zu kontrollieren.

Was sind die Kostenstellen eines Betriebs genau?


Die Kostenstellen finden sich im Kostenstellenplan von Unternehmen. Der Kostenstellenplan listet die Hauptkostenstellen und die Hilfskostenstellen auf und trägt dort die Werte der zugehörigen Ausgaben ein. Die Hauptkostenstellen bezeichnen die produktiven Posten in einem Unternehmen, während die Hilfskostenstellen den betrieblichen Rahmen stellen. Hauptkostenstellen sind zum Beispiel Material-, Produktions-, Vertriebs- und Verwaltungskosten, während Raum- und Energiekosten Hilfskostenstellen sind. Als so genannte Gemeinkosten bezeichnet man Ausgaben, die unabhängig von einzelnen Aufträgen laufend im Betrieb anfallen, wie zum Beispiel Verwaltung oder Werbung.

Wie sieht ein Kalkulationsschema fĂĽr eine Vor- und Nachkalkulation aus?

Das Kalkulationsschema zeigt eine Liste von Kostenstellen, die die einzelnen Beträge der Vor- und Nachkalkulation aufnimmt und einen direkten Vergleich ermöglicht. Während die Vorkalkulation geschätzte Werte für die Kostenstellen ansetzt, verwendet die Nachkalkulation die Werte der tatsächlich angefallenen Kosten. Im Kalkulationsschema für einen Auftrag wird den Gemeinkosten ein prozentualer Anteil an den Gesamtkosten zugewiesen.

In das Kalkulationsschema werden die geschätzten Beträge sowie die Gewinnerwartung der Vorkalkulation in einer Spalte und die Ist-Kosten der Nachkalkulation in einer weiteren Spalte eingetragen. Aus den Werten ergeben sich die Anteile, die die einzelnen Kostenstellen am gesamten Auftragsvolumen einnehmen. Die ermittelten Anteile im Kalkulationsschema erlauben einen unmittelbaren Vergleich der einzelnen Kostenstellen zwischen Vor- und Nachkalkulation.

Beispiel: Kalkulationsschema fĂĽr eine Vor- und Nachkalkulation

Vorkalkulation

Für ein Preisangebot werden zum Beispiel bei der Vorkalkulation für Materialkosten, Arbeitskosten, Verwaltung und Vertrieb bestimmte Beträge festgelegt, die aufgrund einer Schätzung ermittelt werden. Der Gewinn sollte einen Anteil in Höhe von 20 Prozent aus dem Auftragsvolumen ergeben. Die Vorkalkulation kam zu dem Ergebnis, dass der Anteil der Materialkosten 15 Prozent, der Arbeitskosten 50 Prozent und der Verwaltungs- und Vertriebskosten jeweils 5 Prozent am Angebotspreis betragen wird. Für Provisionen, Rabatte und Skonti wurden 5 Prozent angesetzt. Auf Basis der Vorkalkulation wurde das Angebot korrekt berechnet und das Angebotsschreiben schließlich an den Kunden übermittelt.

Nachkalkulation

Nach Beendigung des Projekts trägt das Unternehmen die Werte der Ist-Kosten in das Kalkulationsschema der Nachkalkulation ein. Die Anteile der Materialkosten betragen demnach 10 Prozent, die Arbeitskosten 45 Prozent und die Verwaltungs- und Vertriebskosten jeweils 5 Prozent. Der Anteil für Provisionen, Rabatte und Skonti bleibt bei 5 Prozent. Das Kalkulationsschema zeigt an, dass die Vorkalkulation des Angebots für den Betrieb eine günstige Schätzung ergeben hat und dass der Gewinn zu 10 Prozent höher ausfällt, als erwartet.

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